BT Envanter Yönetimi Nasıl Kurulur?
Kurum içindeki tüm donanım, yazılım, lisans, kullanıcı ve yapı taşlarının kontrol altına alınması için adım adım rehber.
1. Giriş
BT envanter yönetimi; bilgisayarlar, sunucular, ağ cihazları, yazıcılar, yazılımlar, lisanslar ve kullanıcı varlıklarının kayıt altına alınması, izlenmesi ve güncel tutulması sürecidir.
Doğru bir envanter sistemi sayesinde:
- Varlıkların nerede olduğu bilinir
- Arızalar hızlı çözülür
- Lisans ve garanti yönetimi kontrol altına alınır
- Denetimler kolaylaşır
- BT bütçesi daha doğru yönetilir
BT yöneticileri için en kritik yönetim araçlarından biridir.
2. Envanter Yönetiminin Temel Prensipleri
Başarılı bir envanter sistemi şu ilkelere dayanır:
- Doğruluk: Bilgiler güncel ve gerçeğe uygun olmalı.
- Tekil Kayıt: Her varlık benzersiz bir kod/etiket ile temsil edilmeli.
- Yaşam Döngüsü Yönetimi: Varlık satın alındığı andan hurdaya ayrılana kadar takip edilmeli.
- Erişim Yetkisi: Sadece yetkili kişiler düzenleme yapabilmeli.
- Raporlanabilirlik: Envanter, BT ve yönetim için anlamlı raporlar üretebilmeli.
3. Envanter Türleri (Ne Kayıt Altına Alınmalı?)
3.1 Donanım Envanteri
- Masaüstü bilgisayarlar
- Laptoplar
- Sunucular
- Network cihazları (switch, firewall, access point)
- Yazıcılar ve çok fonksiyonlu cihazlar
- UPS, kamera sistemleri, kiosk vb.
3.2 Yazılım & Lisans Envanteri
- İşletim sistemi lisansları
- Ofis yazılımları
- ERP, CRM, HRM uygulamaları
- Antivirüs lisansları
- Kullanıcı lisansları
3.3 Kullanıcı Envanteri
- Çalışanlar
- Yetkiler
- Zimmetli cihazlar
- E-posta & AD hesapları
3.4 Yapısal & Altyapı Envanteri
- IP adres planı
- VLAN yapısı
- Sunucu odası cihazları
- Kabinetler
- Patch panel bağlantıları
4. Envanter Yönetimi Kurulumu – Adım Adım
Adım 1 – Mevcut Durum Analizi
Öncelikle hangi bilgilere sahip olduğunuz belirlenir:
- Eldeki Excel dosyaları
- Zimmet formları
- ERP/SDP üzerinde kayıtlı veriler
- Kullanıcı listeleri
- Network topolojisi
Bu analiz, hangi bilgilerin eksik olduğunu gösterir.
Adım 2 – Envanter Kategorilerinin Tanımlanması
Her varlık için hangi alanların tutulacağı belirlenir.
Örneğin:
- Donanım: Marka, model, seri no, garanti, lokasyon, kullanıcı, durum
- Yazılım: Versiyon, lisans türü, lisans sayısı, son kullanım tarihi
- Kullanıcı: Departman, bağlı cihazlar, roller
Adım 3 – Envanter Sistemi Seçimi
Kurumlar genelde aşağıdaki yöntemlerden birini kullanır:
Yöntem A – Servicedesk Plus Envanter Modülü (En çok tercih edilen)
- Agent ile otomatik varlık keşfi
- Donanım özelliklerini otomatik çeker
- Yazılım/lisans taraması yapar
- Zimmet yönetimi ile entegre çalışır
- Arıza–talep sistemiyle bağlantılıdır
Yöntem B – Excel / Google Sheets (Küçük işletmeler için)
- Ucuz ama manuel
- Hata payı yüksek
- Sürekli güncelleme gerektirir
Yöntem C – Özel Geliştirilmiş Sistemler (ITHERO360 gibi)
- Kuruma özel iş akışı
- Gelişmiş raporlar
- Asset + arıza + zimmet takibi tek sistemde
Adım 4 – Varlık Etiketleme (Asset Tagging)
Her cihaz için benzersiz bir etiket oluşturulur:
Örnek:
- PC-2025-1234
- NB-IT-0058
- SRV-CLOUD-002
- SW-CORE-03
Etiket üzerinde bulunması önerilir:
- QR kod (tıklayınca cihaz kaydına yönlendirir)
- Seri numarası
- Kategori & numara
Bu işlem envanter doğruluğunu garanti eder.
Adım 5 – Varlıkların Sisteme Toplu Aktarımı
Manuel veya otomatik yollarla tüm cihazlar sisteme girilir:
- Agent kurulumları
- Network taraması
- Excel import
- Manuel giriş
Her cihazın yaşam döngüsü kurulur:
- Satın alma → Zimmet → Arıza → Garanti → İade → Hurda
Adım 6 – Zimmet Yönetimi Entegrasyonu
Her cihaz bir kullanıcıya zimmetlenir.
Zimmette tutulacak bilgiler:
- Kullanıcı adı
- Departman
- Cihaz tipi ve kodu
- Aksesuarlar (çanta, adaptör, mouse)
- Teslim tarihi
- Teslim formu (PDF imzalı)
Bu, kurum içi sorumluluğu netleştirir.
Adım 7 – Sürekli Güncelleme & Denetim
Envanter yönetimi kurulduktan sonra iş bitmez.
Yapılması gerekenler:
- Aylık otomatik taramalar
- 6 ayda bir fiziksel sayım
- Departman bazlı kontrol
- Kayıp cihaz tespiti
- Garanti bitiş uyarıları
- Lisans süresi yaklaşan yazılım raporları
5. BT Envanter Yönetimi KPI’ları
Kurum içinde ölçüm yapılabilmesi için aşağıdaki KPI’lar takip edilmelidir:
- % Kaç varlık sisteme kayıtlı?
- Kayıtlı cihazların kaçında agent aktif?
- Yıllık garanti bitiş oranı
- Yazılım lisans uyumluluğu (%)
- Zimmeti olmayan cihaz sayısı
- Kayıp/kritik varlık sayısı
Bu ölçümler, BT yönetimi için ciddi görünürlük sağlar.
6. Envanter Yönetimi ile Elde Edilen Faydalar
- BT varlıkları %100 kontrol altına alınır
- Arıza yönetimi hızlanır
- Lisans uyumsuzluk cezalarından kaçınılır
- Gereksiz satın almalar engellenir
- Audit (denetim) süreçleri kolaylaşır
- BT bütçesi daha tutarlı planlanır
- Kullanıcı zimmet bilinçleri artar
7. Sonuç
Başarılı bir envanter yönetimi, kurumun BT temel taşlarından biridir.
Doğru kurulan bir envanter sistemi hem BT ekibinin işini kolaylaştırır hem de kurumun operasyonel verimliliğini artırır.
